Stel, er wordt weer minder thuisgewerkt. Wat betekent dat nu als u uw personeel daartoe heeft voorzien van bijv. een computer, laptop of bureau? Waar moet u dan vooral op letten?
Helft van de werktijd is advies overheid.
Corona zorgde voor de opkomst van het thuiswerken, maar wat nu als er weer minder thuisgewerkt gaat worden? Het kabinet adviseerde eerder om maximaal de helft van de werktijd naar kantoor te gaan, als hier ten minste een afstand van anderhalve meter kan worden gehandhaafd. Maar wat betekent een en ander bijv. voor een vergoede, verstrekte of ter beschikking gestelde laptop? Welke actie moet u dan ondernemen?
Wanneer belastingvrij?
U mag gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als deze noodzakelijk zijn voor het werk. Ook een internetabonnement valt hieronder.
Noodzakelijk voor het werk.
Of deze spullen noodzakelijk zijn voor het werk, laat de fiscus aan uw redelijke oordeel over. Wanneer er echter met behulp van deze apparatuur thuis wordt gewerkt vanwege corona, zal er weinig twijfel zijn.
Einde thuiswerken.
Als deze zaken zijn vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld, maar niet meer nodig zijn, omdat er niet meer thuis wordt gewerkt, moet de werknemer de spullen aan u teruggeven. Dat geldt ook als de werknemer uit dienst gaat. In plaats van de spullen terug te geven, kan de werknemer ook de waarde van de spullen aan u vergoeden. U mag dan uitgaan van de waarde in gebruikte staat op het moment dat de zaken worden teruggegeven.
Geheel of deels niet van belang.
Of een werknemer volledig thuiswerkt of slechts af en toe, is overigens niet van belang. Doorslaggevend is of de zaken nodig zijn voor het goed kunnen uitvoeren van de werkzaamheden.
Verzwaarde bewijslast BV en zijn DGA.
Bent u DGA, dan is het vrij makkelijk om te stellen dat bepaalde zaken noodzakelijk zijn voor het goed uitoefenen van uw dienstbetrekking. U bent immers uw eigen werkgever. Daarom geldt hierbij voor DGA’s een verzwaarde bewijslast. Dat neemt niet weg dat ook de DGA die thuiswerkt al gauw de noodzaak zal hebben om over een laptop, mobieltje of internetabonnement te beschikken.
Werkkostenregeling.
Hoeft de werknemer na het thuiswerken de spullen niet in te leveren of de restwaarde aan u te betalen, dan zijn ze belast.
Onze tip.
U kunt er dan ook voor kiezen om dit onder te brengen in de werkkostenregeling. Ze blijven dan onbelast. U betaalt er als werkgever dan alleen 80% belasting over als u dit jaar met al uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen over de vrije ruimte heen schiet. Deze is overigens ook dit jaar extra verhoogd vanwege corona. Tot een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3% en over het meerdere van uw loonsom is dit 1,18%.
Inrichting werkplek.
Volgens de Arbowet bent u als werkgever ook verantwoordelijk voor de werkplek bij de werknemer thuis als deze thuis moet werken vanwege corona. Daarom kunt u ook een bureau, stoel en lampen in de werkruimte thuis belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Ook nu geldt dat wanneer de werknemer stopt met thuiswerken, hij de spullen weer terug moet geven of de restwaarde aan u moet vergoeden.
Werkt een werknemer niet meer thuis en heeft u hiervoor allerlei zaken vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld, vergeet dan niet dat hij deze weer bij u in moet leveren. U kunt hem ook de restwaarde laten betalen of dit onderbrengen in de werkkostenregeling.
Heeft u vragen? Neem dan vooral contact met ons op, bel 0497 – 38 55 58 of mail naar info@vijfeiken.nl.