Het doel van een meerjarenbegroting
De meerjarenbegroting is een middel om de gevolgen van de strategische keuze in getallen uit te drukken. Ik geef drie redenen om een meerjarenbegroting op te stellen:
Normstelling:
Om vast te stellen in hoeverre u het beoogde resultaat daadwerkelijk behaalt, dient eerst dit resultaat vastgelegd te zijn. Alleen dan kunnen afwijkingen worden vastgesteld. Door de doelstellingen in een begroting vast te leggen verkrijgt u streefwaarden. Later kan de werkelijkheid aan deze streefwaarden worden getoetst.
Controlemiddel:
In een begroting zijn normstellingen voor bepaalde kosten en opbrengsten weergegeven. Werknemers of afdelingen die een eigen verantwoordelijkheid hebben voor bepaalde kosten en opbrengsten dienen hierop te kunnen worden gecontroleerd. U moet vast kunnen stellen in welke mate de gemaakte afspraken ook worden nagekomen. Dit kan gebeuren door de afspraken in de begroting vast te leggen en deze later periodiek op de werkelijkheid af te stemmen.
Financiële consequenties:
De situatie waarin een onderneming zich bevindt in combinatie met de toekomstverwachting heeft impact op diverse gebieden.
Door het kwantificeren van de consequenties van het te voeren beleid ontstaat inzicht in:
- De verwachte kostprijzen en calculatietarieven;
- De optimale financieringsstructuur;
- Het liquiditeitsverloop;
- De fiscale consequenties van het te voeren beleid;
- De juridische consequenties van het te voeren beleid.
Indien hierin inzicht bestaat kan tijdig actie worden ondernomen om op deze gebieden een optimaal beleid te voeren.
De opbouw van de meerjarenbegroting:
Op in een later stadium afwijkingen te kunnen analyseren dient bekend te zijn hoe de begroting tot stand is gekomen. Daarom begint elke begroting met het duidelijk omschrijven van de uitgangspunten die worden gehanteerd.
Deze uitgangspunten zijn verwerkt in de overige onderdelen van de begroting, te weten:
- Personeelsbegroting;
- Investeringsbegroting;
- Financieringsbegroting;
- Exploitatiebegroting;
- Staat van herkomst en besteding der middelen;
- Geprognosticeerde balansen.
Deze onderdelen sluiten nauw op elkaar aan. Immers: de bronnen van een onderneming bestaan uit mensen en middelen. Dit komt tot uitdrukking in de personeels- en investeringsbegroting. De middelen dienen te worden gefinancierd. Dit wordt weergegeven in de financieringsbegroting. Vervolgens brengt het exploiteren van de bronnen kosten en opbrengsten met zich mee. Dit wordt weergegeven in de exploitatiebegroting. Kosten en opbrengsten gaan gepaard met inkomsten en uitgaven. Dit wordt weergegeven in de staat van herkomst en besteding der middelen. Uit de combinatie van de eerder genoemde gegevens volgen dan de geprognosticeerde balansen. Deze geven weer wat de bezittingen van de onderneming zijn en hoe deze zijn gefinancierd.